三楽の仕事日記
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2009年09月25日(金) 会議室の予約は大仕事

 9月議会開会。7月上旬から9月議会の準備が始まっているので、ようやくという感じ。結局、今回、本課は代表質問には直接関係がなく、穏やかな1日。

 朝から今日一番重要な仕事に取りかかる。会議室の予約だ。手元のPCからネット予約をすることになっている。我々が会議で使用するのは、ほとんどが本庁舎、西庁舎、自治センター、三の丸庁舎内の会議室。会議室はたくさんあるだろうとお思いになるだろうが、2ヶ月前から予約できるのはわずか4部屋。ほかは基本的には1か月前。1ヶ月前に会議室が決まる状態では、外部からお越しいただく皆さんへの会議連絡は、受け取る側に、直前に会議出席依頼が来たという感覚を持たれるので避けたい。だから2ヶ月前予約可能な会議室は超人気だ。予約しなければならない担当者は、互いに戦々恐々となる。県庁内にどれほど戦いの相手がいるかも分からない。予約ができなければ、いくつかの変更が必要となる。今日はどうしても勝たなければならない戦だ!(笑)。

 ネットで予約状況を再度確かめる。どういうわけか優先予約できる課があって、4部屋のうち3部屋はすでに予約済み(泣)。わずか1室しか予約できない悲惨な状態。こういう場合は総力戦。3〜5人が同時に、予約可能時刻(9時30分)に同室予約を申し込む作戦をとるしかない。

 9時25分頃からみなさんに戦闘態勢に入っていただく。9時30分になると同時に、一斉に「申込」ボタンをクリック。僕が思わず「しまった!だれかに取られた!」という声を出すと、「私が押さえました」という声が課室内から聞こえた。ほっ!無事、私が必要とする会議室の予約は完了。大仕事を終えた(笑)。

 ということで、他からみれば、実にアホらしいことに、朝から全精力を費やす。会議室がとれたので、さっそく派遣文書作り開始。午前中に決裁ルートまでのせる段階まで完了。

 午後は「小さなサインが見えますか?Q&A」Web版の作成開始。今時、行政でホームページビルダを使用。(ホームページビルダは優れたソフトだと分かっているが、僕が言いたいのはこういった組織全体で使うのはどうかということ)。与えられたものを素直に使って、まずはトップページの再構成に、ほぼ半日を費やす。

 ○○電話2本対応。そのうち1本は緊急性あり。さっそく関係教育事務所へ連絡。素早い対応がされることが確認できて一安心。

 議会待機指示が20時ごろまで続き、いつもの事務仕事を片付ける。


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