2004年03月22日(月) ■

ミスに気づく

社長に毎週末出している業務報告ノートに、台湾関連のファイルを添付することにした。やりとりしたメールとFAXの綴り、インボイス関連、オーダー関連の３冊。受注部門から上がってくる受注リストでもそうなのだが、相当量のデータの中から、社長は、ほとんど直感的に間違いも見つけだす。 良くこの大量のデータの中からミスを見つけるよね、と感心する（っていうか経営者ってそういうものだよね、とも思う）。 今日は、私のミスをしっかり見つけてくれてしまった。。。。∫(TOT)∫ ハンドキャリーで輸出した商品のインボイスが２枚（オーダーシートナンバーが異なるので２枚）、それを合算したパッキングリスト（こちらは同時に輸送するので合算して１枚にしてある）。 何とパッキングリストの合計額が、２枚のインボイスの合計額と違っているのだ・・・・ が〜〜〜〜ん！！そんな初歩的なミスを犯すなんて(*_*) 調べて見ると商品Ｅの個数が３５のはずが４５になっている。今回の正式オーダーにこぎ着けるまで、何度かやりとりしているうちに、数字が何通りか出来てしまっていたのが原因だ。それにしても、許されるミスではもちろん、ない。配送部門にはパッキングリストを回して荷造りしてもらっていたので、特約店のＳさんは本来の発注より１０個多く商品を持たせてしまったことになる。 すぐさま、どうして数字が違ってしまったか社長に報告し、Ｓさんと連絡を取ってすぐにその１０本についてオーダーを出していただくかもしくは、持ち帰っていただくか先方と相談してもらうように頼んでも良いか、指示を仰ぐ。 すると、社長「インボイスは正しいの、つまり、少ない額の方が行ってるのね？」と確認してから、「お金を多く請求してしまうのは問題があるが、多めに商品を持っていく分には構わないでしょう。どうせ必要なものなんだから。何なら来月の発注に回してもらっても良いし。１０本くらい、あちらが買い取れば良い話だ。」ちょっとほっとした。 そうは言っても結論を出すのは先方である。Ｓさんと、何とか連絡が取れたので、どうするか相談するよう依頼する。 午後は貿易アドバイザーＭ先生が来社。今までの経緯の確認と、また「貿易に関する基礎知識講座」 委託料を払って私が勉強させてもらっているようなものだ。また、英文レターのことでは、Ｍ先生に誉められてしまった(#^_^#)「とてもきれいな英文を書かれますね。素晴らしいです」 う〜〜む。Excite辞書を引きまくり、aなのかtheなのか悩みつつ書いていることを、Ｍ先生はご存じない(^◇^;)

2004年03月21日(日) ■

台湾総統選挙

昨日投票があった台湾総統選挙、結果は、僅差で与党民進党が勝利。与党を応援していたパク先生たちもほっとしてることだろうと思っていたら、今日は破れた野党国民党が選挙無効の訴状を提出したというニュースを目にした。 中傷合戦、発砲事件ときて、今度は無効訴訟か。 選挙が終わったら落ち着くだろう、そうすればパク先生も貿易ビジネスの方に少しは時間を振り向けることができるだろう、と社長は楽観していたが、そうも行かないかも知れない。しばらく落ち着かない台湾国情。今日台湾入りした特約店Ｓさんはどんな報告をしてくるだろう。今週は主にＦＡＸでＳさんから逐次報告があがる予定になっているのだが・・・。

2004年03月19日(金) ■

あわただしい

受注部門の責任者Ｅさんの作業量があまりにも多いので、パートタイマーを新規で雇った。しかし、そのパートタイマーが昨日に続いて今日も欠勤。締め日（Ｈ社は２０日締め）前後は休まないように、と釘を刺していたにもかかわらず、休んでいる。 朝、ホワイトボードにあった欠勤の書き込みを見て、Ｅさんを見ると、案の定厳しい顔をしている。さっそく声をかけると、やはり「昨日は仕方ないと思ったけど、今日は参りました。困ったなぁ」と言っている。理由は体調不良と聞いているから、仕方が無いと言えば仕方が無いのだが、Ｅさん、かなりおかんむりだ。 採用は難しい。今回のパートタイマーの選考も最終的には二人残った。社長が採用した人は結果として、このていたらくだ。かといって、私が良いと思った人が採用されたとしたら良かったのかどうか。それは本当に本当に分からない。最近は、３カ月でも分からない、と思うようになった。半年一緒に働いてやっと、一緒にこの会社でやっていける人かどうか、少〜し分かってくる、くらいかな。 それほど、この会社が社長色が強い会社なのだとも言えるし、人は難しい、ということでもあるのだが。 朝から夕方まで目一杯研修会議で殆ど席を外していた社長。終業時間を過ぎてやっと時間がとれ、パートタイマーの勤務状況を報告。来週早々に再度募集をかけることについて了解を取った。 さて、今日は、会報誌の発送業務、休憩時間のたびに会議のお世話、会議の特別プログラムでお越しいただいた顧問の先生のお相手、そして台湾からの新規オーダーへの対応などなどで、やっぱりめまぐるしく過ぎてしまった。台湾は今総統選挙で大変だ。現与党派のパク先生も選挙運動で非常に忙しいらしく、本当は発注どこの騒ぎじゃないらしい。（聞くと、発砲事件も起こったりして、選挙戦は過熱しすぎて恐ろしいほどだ。）明日が選挙。結果によっては商売にも影響があるとのこと、社長も選挙の行方に注目している。 そして結果が出ているであろう明後日、特約店のＳさんが台湾に入る。一行は５人。手に手にＨ社商品を持っての入国だ。hand carryでの輸出。ちゃんとインボイスも持たせたぞ。

2004年03月18日(木) ■

研修会議な会社

午後１時から、全国の主要特約店約２０名が参加した会議が開催された。１泊２日の研修を兼ねた会議。 おもてなしが大好きな社長夫妻のこと、今朝会社に来てみたら、すでに社長は来ていて、会議室の点検などしている。新しく蘭の鉢がいくつか運び込まれていて、置く場所などを決めていたようだ。しかし、一番感心したのは、トイレの個室にまで、可愛らしいお花の小鉢が置かれていたことだ。さすが部長！ここまでの目配り！ 午後１時スタートの会議だというのに、１２時前から早くも到着してしまう人がいたりして、事務局でなくとも、お客様の応対に追われる。私が社長秘書しているからだと思うが、わざわざ私のところに挨拶にいらっしゃる特約店の方もある。ふだんは、こちらから一方的に電話してスケジュールやら諸々の指示をしているばかり（もちろん社長からの指示とは言え）なので、こういうときにお顔を見てご挨拶をする、というのは大事なことなんだろうな。 会議が始まってしまえば、しごく静かなオフィス内。細かい仕事がはかどった。台湾の方も、新たな発注に関するやりとりが生じていて、それらを片付け（英文レターも少し慣れてきた(^◇^;)次は、、、会話だ。。。）、ほっと一息ついた。 明日は朝から夕刻までこの会議が続く。

2004年03月17日(水) ■

午後だけ

今日は午前中私用で半休。午後から出社して、DHLで荷物を出し、社長の出張の手配をし、更にシステム再開発の資料づくりをしているＥさんの話を聞き・・・夕方になって、また台湾からうれしい発注第二弾が届いたり・・・ 時間が少ないときに限って盛り沢山のメニューをこなさなくちゃならない巡り合わせ。 システム再開発については、Ｅさんが精力的にデータをまとめてくれているので本当に助かる。まずは業務に精通した人間が業務分析をするのが一番よいのだから。

2004年03月16日(火) ■

スローペースでしっかりと

今日は、やっと、やっと、ついに、ついに、台湾に荷物を出した〜〜！！ 朝一番で乙仲業者のＭ倉庫さんに電話すると、担当者のＨさんに「ご無沙汰してます！」と挨拶されてしまい苦笑。しかも更に「いや〜〜もうこのお話はなくなってしまうのかと心配していたんですよ〜ホントに良かったですねぇ〜」と喜んでいただいた（笑）しかし、こんなことをさらっと言って、しかも全然イヤミがないとは、Ｈさんの人徳だなぁと感心しながら、荷物のピックアップを正式に依頼する。 さて、主力商品Ｘについては台湾の輸入審査も通って正式に輸出できるが、あとの１０品目については未だ認可が取れていない状況（らしい）。うち４品目を５点ずつＤＨＬで着払いで送れと台湾からの指示。（社長はもうぶうぶう口を尖らせて怒っている。５点なんて話にならん！向こうにはもう代理店もいるんだぞ！まったく、リンさんっていうのは商品のことを何も分かってないからこんな数を言ってくる！云々（以下省略）） しかし、ＤＨＬなんて電話一本ですぐ来てくれるかと思いきや（いや、思っちゃいけなかったんだろうが）登録アカウントというものがないと、まず着払いではものを送ることが出来ない、という。じゃぁネットで登録するのが一番早いですか？と聞くとそうでもないらしい。結局営業の人に連絡をしてもらって直接電話で話をし、口頭で登録手続きをしてもらった。最終的にはアナログな人力が一番早いという例がここにも・・・。 私はせっかち＆貧乏性でいつも最速最短で物事進めるにはどうしたらいいか考えているようなところがある。だが、物事はなかなかそんなに最速最短では進まない。むしろ進まない方が良い結果を生むことがある。２０年以上働いてきて、最速最短で手際よく進めるべきことと、スローペースでもしっかりと（ときどきイライラするくらい段取り悪く（笑））進めた方が良いものとが、徐々に分かってきた。今回の貿易絡みは、恐らく、間違いなく後者だろう。ゆっくりと、お互いにノウハウをためながら、進めていく。拙速よりも着実に。社長はかなりいらついているけれど、それでも確実に進んでいることだけは確かだから、もう少し我慢していただこう。 ところで、昨日は平日だというのにこの日記を休んでしまった。原因不明のめまいで会社を早退してしまっていたのだ。今朝出社すると（めまいがまだ残っているが、この状態に慣れてきて、仕事はできた）、Ｔさんが心配そうに「最近英語ばっかりで疲れちゃったんじゃないですか？あんまり根を詰めない方がいいかもしれませんよ〜」なんて、本気とも冗談ともつかぬことを言う。デスクにビジネスレターの参考書など置いていたのをＴさん、見てたのね〜！まぁ恥ずかしい（￣▽￣；）