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あいえすおーと棚卸し - 2006年01月20日(金)
何年かおきにやってくる「あいえすおー」監査の季節がやって参りました。
別名「いそ」とも言います。
これを取得している会社は多いと思いますが、業務の手順をきちんとした形で
文書化して、その手順通りに仕事をやって必要な確証（文書）を残しておけば
問題無く監査はパスするものです…。
ええ、普通ならば…。
前回「いそ」を受けたのが２年前。
２年後に更新時期が来るというのは誰もが分かっていたはず…。
しかし、その間に組織をコロコロと変え、名称も変わってしまったため、前回
作った業務手順は作り直しが必要になりました…。
更に「文書の確証」も全然残っていない…。
それを誰もが知っていたのに、誰もが監査が来るまで放置していました…。
（そう、放置していたのは私も一緒…）
今日、グループメンバーと深刻にうち合わせをしている課長に「ちょっと」
と呼ばれました。
「今日時間取れる？月曜にISOの内部監査があるから、至急手伝って
欲しいことがあるんだけど…」
……今日は金曜日じゃなかったでしょうか…？（泣）
午後からはその「お手伝い」やりましたよー。
まず全員からシャチハタ（印鑑）をゲット。
見た目が同じで誰のか分からないので、名前を書いたシールを貼って
識別できるようにして、事前準備は完了。
それから、キングファイル（大）２冊にファイルされた文書を全部引っ張り出し、
チェックするべき箇所（にチェックがついてないもの）を黒のボールペンで
チェックして、所属部署を手書きして（名称がよく変わるので空欄にしてある）、
ペタペタと担当・査閲・承認欄のハンコを押す…の繰り返し。
脳細胞を使うことが一切無い、単純なルーチンワークです…。
しかも、今日は月一の初日です…。
PCを打つ時には背筋を真っ直ぐにするよう気をつけている姿勢も、字を書いて
いる時は微妙に前屈みになっていたらしく、夕方になって下腹部に鈍痛が…。
最近は余り痛むことが無かったのでイブも飲んで無かった…（失敗）
こうなると脳を使わないルーチンワークでさえ出来ません…。
まぁ、これの「ピーク」は１時間も無いんですけどね…。
トイレにこもって、血行が良くなるように運動したり、腰を回したり、足にある
ツボを押したり…。
（くるぶしの周りにあるツボは痛い時に押すと効きますよー）
女はやはり辛いのう…と思いつつも、途中で投げ出すわけに行かないので、
痛みが治まった後は最後まで頑張りました…。
他にも文書番号を採番してあるのにファイルしていない文書を探し出したり、
文書番号の書いてあるトップシートを出力したり…。
今日の午後（残業含む）は文書の整理だけで潰れてしまいました…。
７割方の処理を終えたところで、それ以上の内容は私では分からないため、
本来の担当者である技術者の男性陣にどっさり文書を渡して帰ることに…。
本来は貴方達がやることでしょーが！とは思うけど、本当に毎日忙しくして
頑張っているので、何だか可哀想な気もしてくる…。
でも、その都度処理しておけば、こんな目には遭わないんですが…。
文書を押しつけた時点で20時半は超えていましたが、私が月曜に出社した
ときに、ちゃんと処理出来ているのかは疑問です…。
内部監査は午後からだと言ってましたが、監査役は内部の人間なので、
ここでたっぷり指摘を受けて、お灸を据えて貰った方が、本審査（外部審査）
で問題が出なくなるだろうから良いのかな…。
しかし、ISOもそうですが、固定資産棚卸の方も今回は外部監査が入るそうで
取りまとめ担当の人が焦ってました。
誰もが認める一番ルーズな仕事ぶりのグループが監査対象に当たって
しまったため、行方不明の資産が７０点もあるとか…（爆）
ごちゃごちゃと評価機材などが置きっぱなしの実験室に監査が来るので、
整理整頓という名の大掃除が行われるようです…。
各グループが持ち寄った測定器や評価機やPCやサーバなどが入り乱れて、
まさにカオスになっている場所なので、整理するのも大変だろうし、入り乱れた
中から自分のグループの資産を探し出すのも大変なのですよ（苦笑）
棚卸しの会議で「始めて棚卸しを担当する人は、とにかく前任者がどんなに
忙しくしていても、食い下がって協力して貰わないと無理です」ということを
言ってたが、まさにその通り…。
文字で機種の型番などが書かれた棚卸し対象品の一覧表を見たって、
それがどんな物かが分からないと、探し出すのが大変なのです…。
更に監査対象にならない時に手抜きをして「見つからないけど、実験室の
どこかにはあるだろうし、忙しいから探してる暇もないや」と適当に処理を
していると、外部監査が入ることになった時に慌てることになるんです…。
（多分、７０点の不明品を手分けして必死に探したり、監査対象ではない
他グループの同型製品を借りたり（笑）して、辻褄を合わせるんだろうな(^_^;)）
でも、うちのグループの実験室も立ち会い調査がある日までに整理整頓と
大掃除をしないとならないんですよねぇ…（遠い目…）
半年前の棚卸で実験室に行ってみたら、素晴らしい惨状で、大掃除から
始めないと、棚卸し資産の整理どころじゃありませんでした。
全員で掃除を始めて、もの凄い量の段ボールや緩衝剤（スポンジなど）や
製品を包んでいた巨大ビニール袋やどこから出たのか分からない金属ゴミ
等々を、大きな台車に山積みにして何度もゴミ捨て場に捨てに行ったら、
ゴミ捨て場の収容能力を超えて大変なことに…。
「清掃のおじさん、ごめんなさい」と内心で謝りながら、こそこそとゴミ捨て場
から立ち去った日のことは忘れられません（爆）
あれから半年経ったから、相当ゴミがたまっていることだろうなー。
フロア引越の時にも機材やPCを実験室に持っていったりしたので、それも整理
して、棚卸し後には設置場所変更の手続きをしなければ…。
何だか、この時期は毎年こんなことをしている気がする…。ｏｒｚ
みんな忙しいからと、普段こういう細々とした業務を疎かにしているので、
いざ監査が近づくとお尻に火がついてしまうんですよね…。
他の会社の棚卸しもこんなもんなんだろうか…。
うちの会社だけじゃない…と思いたい…。
でも、こういうのってお役所仕事の最たるもののような気がするなぁ。
文書として出力して保管したり、承認のハンコがいるあたり、お役所って
感じがしますよね…。
ＰＣなどの資産をオフィスフロアから実験室に置き場所を変えるためには、
移動したい資産の登録番号を経理システムに入力して、形式化された書類
を出力して、あちこちで承認印を貰った後で、経理部門に書類を提出して、
あちらで登録作業をして、ようやく認められる…ってどういうことよ！
このご時世でも電子データでの提出は不可なんですよね…。
移動したい資産番号をシステムに登録して、課長が電子承認をしたらＯＫ
…で良いのでは…？
きっと、これだけたくさんの手続きをするために、事務の人が大勢必要に
なるから、雇用機会が増えているのよ。
そうだ、それが答えなんだ…。（生産性悪すぎだが…）
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