机の中のファイルが氾濫してきた。
必要な書類を思いつくたびに引出しの中をひっくり返すようになり、これはさすがに非効率だと思っていたところである。
僕は、あまりファイリングや整理の類が得意とは言えないが、それでも困ったことはなかった。あまり捨てるということをせず、必要な書類はすべて持ち歩いていたため、紛失する、という事態は避けられていたからである。
ところが、社会人になってみると、扱う書類の量が一気に増した。よって、「必要な書類を残し」「分類する」ことが必要になってくるのである。
かといって、これから書類を吟味してファイリングしていくというわけにもいかない。ところが今のご時世にはファイルの電子化という技術がある。
ちょうど、今の僕のPCには会社の方針で「DocuWorks」という富士ゼロックス製のソフトが入っている。それをつかって全ての書類をスキャニングして保存していく。
これなら場所を取らないし、分類してファイリングするのも格段に楽なのである。検索までできるので必要な時に探して持ってこれる。
あとは必要な書類以外はシュレッダーにかけて処分してしまえば、机の中もすっきりするというものだ。
しかしだ。きちんとスキャンができていないうちにシュレッダーにかけてしまうと、書類が完全に抹消されてしまうので注意がいるな。
うん、気をつけよう。
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