初めての英語での打ち合わせ。電話会議じゃなくて、直接Face to Faceで行われる打ち合わせはやっぱり前日とても緊張しました。
でも、実を言うと電話会議であたふたするよりも、直接相手と打合せをするほうが表情を見ながらなので、何となく相手の言っていることがわかり（わかるような気がして？）個人的にはずっとこのほうが好きです。

私のように外資系企業に勤めている場合何と言っても多いのは、同僚のアメリカ人との打合せ。
やっぱり顔を見せたコミュニケーションを一度してあるだけで、その後の電話会議やMailのやり取りも何となくスムーズに感じられます。

さて、初回の会議事前にどんなことに気をつければいいかを簡単にまとめてみました。

1)　事前にある資料はできるだけ読み込んでおく。また会議の背景と今回のかぎの目的をきちんと理解しておく

2)　できるだけAgendaを事前に用意しておく（会議の相手によっては、事前に先方に送る必要はありませんが）自分としてこういう流れで話を進行させるという手順をまとめておくこと

3)　自分の確認すべきこと、質問内容のポイントを箇条書きでまとめておく。
この時特に自信のないもの以外はポイントだけ書き出しておくこと。事前に質問の文章等まで考えるとそれらを暗記しなちゃという気分になり、会議は億劫になるし、会議中もその文章をいつ言おうと気を取られて相手のいうことがよく聞きとれないこともしばしば･･･。

どれも当たり前のことですが、(1)〜(3)をきちんとやっておけば、自分がそのプロジェクトなり会議なりの担当者であればある程度相手の言っていることはおおよそ理解できるはずです。
自信を持って相手の話をよく聞きましょう。自分の伝えたいことがうまく伝わらないときは、ホワイトボードやメモを駆使して最後は筆談と絵を使って進めれば単語だけでも何とかなります（笑）

それからMeeting終了後は、必ず議事録を関係者に送ること。特に誰かが何をする（Action Item)が決まった時には「誰が、いつまでに、何をやるのか？」というのを必ずいれます。必要なら各自の上司にもCCを入れておくと安心でしょう。
言った言わないで揉めるのは、日本語でも英語でも同じこと。
これは必ず実行することをお奨めします。

それから、会議の際に自分のうまく言えなかったことやわからなかった単語は後で必ず確認しておきます
これは、印象が強いだけによく記憶することができて、とてもお奨めで実践的な勉強方法です。余裕があれば、先方の使ったちょっと垢抜けた言い回しをメモしておくと後で自分も使えて何かと便利です。

いかに落ち着いて自信を持って出られるかがポイント。その自信は事前準備の質に比例します。後は相手の話をいかに集中力を持って聞くか･･･ですね。

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